Kurzer Überblick

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Diese sind für alle Unternehmensformen sowie für Selbstständige und Freiberufler gültig.

Die GoBD legen fest, welche Regeln bei der Erstellung der (elektronischen) Buchführung und der Aufbewahrung sowie für die Gewährleistung des erforderlichen Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung zu beachten sind.

Im Rahmen unseres GoBD-Quick-Checks erhalten Sie eine aussagekräftige und objektive Bewertung Ihrer Prozesse. Es wird geprüft, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen an die Datenhaltung und -Archivierung erfüllt bzw. in welchen Bereichen hierfür Veränderungen der Organisation vorgenommen werden müssen.

Im Ergebnis erhalten Sie eine Verfahrensdokumentation, die auf Verlangen dem Betriebsprüfer auch zur Verfügung zu stellen ist. Diese beschreibt alle Abläufe, Ergebnisse und beteiligten Personen für alle Prozesse, in denen steuerrelevante Daten erzeugt, empfangen, verarbeitet und gespeichert werden. Soweit die Finanzbuchführung in unserer Kanzlei erstellt wird, reduziert sich die Erstellung der gesetzlich vorgeschriebenen Verfahrensdokumentation auf die Erfassung und Beschreibung der von Ihnen eingesetzten Vorsysteme und Verantwortlichkeiten.

Eine Auswahl unserer Leistungen im Überblick

  • Unterstützung bei der Erstellung einer individuellen Verfahrensdokumentation basierend auf der Muster-Verfahrensdokumentation der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und des Deutschen Steuerberaterverbands (DStV)
  • Bereitstellung einer geeigneten Archivierungssoftware

Ihr Anliegen ist nicht aufgeführt? Kein Problem, denn unser Leistungsangebot umfasst noch zahlreiche weitere Punkte und Bereiche. Kontaktieren Sie uns mit Ihrem Anliegen und wir finden sicherlich Ihre ganz individuelle Lösung.

Ersetzendes Scannen

Die Ablage und Aufbewahrung von Papierbelegen in Belegordnern zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ist bislang bei Unternehmen und Selbständigen die Regel. Da gleichzeitig aber der Wunsch nach einer einfachen Auffindbarkeit und Verfügbarkeit der Belege besteht, werden Belege häufig zu diesem Zweck bereits digitalisiert oder liegen schon per se in digitaler Form vor. Der Prozess hin zu einer sicheren Archivierung oder einer Schnittstelle zum Steuerberater ist jedoch oftmals nicht hinreichend definiert. So sammeln sich trotz der digitalen Verfügbarkeit des Abbilds der Originalbelege weiterhin die Belegordner. Dies kostet Platz, der häufig besser genutzt werden könnte. Durch das sogenannte „ersetzende Scannen“ werden die eingescannten Belege zum Originalbeleg und die Papierbelege müssen nicht länger aufbewahrt werden.

Voraussetzung für das ersetzende Scannen ist eine individuelle Verfahrensdokumentation, in der die Arbeits- und Scanprozesse vom Eingang über den Scanvorgang bis hin zur Vernichtung des Papierbeleges definiert und festgehalten werden. Darüber hinaus wird eine geeignete Archivierungssoftware mit einem revisionssicheren Archiv für eine unveränderbare Speicherung der Belege benötigt.

Vorteile des ersetztenden Scannens

  • Die Belege sind überall und jederzeit verfügbar
  • Schnelle Auffindbarkeit durch einfache Suchfunktion
  • Originalbelege müssen nicht in Papierform aufbewahrt werden
  • Es werden keine Archivflächen mehr benötigt
  • Sichere und für Zwecke der Betriebsprüfung anerkannte Archivierung

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